Was kostet KI im Mittelstand? Ein Rechenweg

„Was kostet das?“ kommt in Gesprächen über KI fast immer früh. Eine seriöse Preisliste gibt es nicht. Ein Vorgang, der über eine vorhandene Schnittstelle läuft, und einer, der drei Programme ohne Schnittstelle verbinden soll, liegen zu weit auseinander. Es gibt aber einen Rechenweg, den Sie selbst anwenden können, bevor Sie mit irgendjemandem sprechen.

Die drei Kostenblöcke

1. Die Einrichtung

Der einmalige Aufwand: Ablauf aufnehmen, Schnittstellen prüfen, bauen, testen, übergeben. Über diesen Block wird in Angeboten meist gesprochen. Er ist auch der einzige, der sich vorher sauber eingrenzen lässt, wenn der Vorgang klar beschrieben ist.

2. Der laufende Betrieb

Hier steckt der Posten, den viele übersehen. Je nach Lösung gehören dazu Gebühren für die genutzten KI-Modelle, Lizenzen für Software im Ablauf, Serverkosten und Betreuung, wenn sich etwas ändert. Und es ändert sich etwas: Ein Lieferant stellt sein Rechnungsformat um, die Warenwirtschaft bekommt ein Update, ein Sonderfall taucht auf, an den niemand gedacht hat.

Fragen Sie bei jedem Angebot ausdrücklich nach diesem Block. Eine niedrige Summe für die Einrichtung mit unklaren laufenden Kosten ist kein günstiges Angebot. Es ist ein unvollständiges.

3. Ihre eigene Zeit

Dieser Block steht auf keiner Rechnung und fällt trotzdem an. Jemand aus Ihrem Betrieb muss den Ablauf erklären, Zwischenstände ansehen und am Ende an einer Einweisung teilnehmen. Meist sind das ein bis zwei Arbeitstage, verteilt über das Projekt. Planen Sie sie ein, statt sie nebenbei aufzufangen.

Die Gegenrechnung: Was kostet es, nichts zu tun?

Der Vergleich ist nicht null. Der Vorgang läuft heute schon, nur eben von Hand. Rechnen Sie ihn einmal durch:

1. Wie oft kommt der Vorgang vor, pro Woche oder pro Monat?
2. Wie lange dauert er jedes Mal? Grob geschätzt, aber ehrlich, mit Nachfragen und Korrekturen.
3. Was kostet die Stunde der Person, die ihn erledigt? Mit allen Kosten, nicht nur dem Bruttolohn.

Häufigkeit pro Monat mal Dauer in Stunden mal Stundensatz mal zwölf ergibt, was der Vorgang heute im Jahr kostet. Diese eine Zahl ist der Maßstab für jedes Angebot, das Sie danach bekommen.

Zwei Stunden pro Woche sind rund hundert Stunden im Jahr. Bei den meisten Betrieben steckt die interessante Zahl in der Hochrechnung, nicht im einzelnen Vorgang.

Zwei Fallen bei der Gegenrechnung

Erstens ist gesparte Zeit nicht automatisch gespartes Geld. Verbringt eine Mitarbeiterin künftig vier Stunden pro Woche weniger mit Abtippen, sparen Sie diese Stunden nur dann als Kosten, wenn Sie Personal abbauen. In kleinen Betrieben passiert das in der Regel nicht, und meistens ist das auch richtig. Dann ist der Gewinn ein anderer: Dieselbe Person schafft in derselben Zeit mehr oder macht endlich das, wofür Sie sie eingestellt haben. Das ist ein echter Wert, er steht nur an anderer Stelle in der Bilanz.

Zweitens gehören Fehler in die Rechnung. Ein falsch übertragener Wert, eine übersehene Frist, eine doppelt erfasste Rechnung: Solche Fehler passieren bei Handarbeit zwangsläufig und kosten oft mehr als die Arbeitszeit selbst. Sie sind schwer zu beziffern. Aber Sie wissen meistens, ob es sie bei Ihnen gibt.

Ab wann lohnt es sich?

Eine brauchbare Faustregel: Trägt sich der einmalige Aufwand nicht in etwa zwölf Monaten über die gesparte Zeit, ist der Vorgang wahrscheinlich der falsche Kandidat. Automatisierung bringt dann nicht nichts. Es gibt in Ihrem Betrieb nur vermutlich einen lohnenderen Vorgang, mit dem Sie besser anfangen.

Und wenn die Rechnung nicht aufgeht, geht sie nicht auf. Das ist ein gültiges Ergebnis. Lieber kein Auftrag als ein Projekt, das sich nicht trägt.