Warum KI-Projekte in kleinen Betrieben scheitern

Wenn ein Automatisierungsprojekt im Mittelstand versandet, klingt die Erklärung hinterher meist technisch. Die Software habe nicht gepasst, die Schnittstelle sei zu kompliziert gewesen, die Technik sei noch nicht so weit. Nach meiner Erfahrung aus Projekten stimmt das selten. Die Technik ist heute der einfachste Teil. Gescheitert wird an fünf Stellen, die alle vor der ersten Zeile Code liegen.

1. Am Anfang steht das Werkzeug statt der Vorgang

Das häufigste Muster: Jemand sieht ein beeindruckendes Programm und sucht danach im eigenen Betrieb eine Aufgabe dafür. Das ist die falsche Richtung. Am Anfang steht die Frage: „Welcher Vorgang kostet uns jede Woche Stunden, ohne dass dabei etwas entsteht?“

Der Unterschied klingt theoretisch, entscheidet aber über alles Weitere. Wer vom Vorgang aus denkt, hat von Anfang an einen Maßstab: Vorher hat es sechs Stunden gekostet, jetzt eine. Wer vom Werkzeug aus denkt, hat am Ende ein System, das läuft, und niemanden, der sagen kann, was es gebracht hat.

2. Der Ablauf existiert nur in Köpfen

„Das macht Frau Berger seit zwölf Jahren.“ Solche Sätze sind kein Randproblem. Sie sind der eigentliche Befund. Steht ein Ablauf nirgends und lebt nur in der Erfahrung einer Person, gibt es ihn in Wahrheit in fünf Varianten, je nachdem, wer gerade da ist.

Automatisieren lässt sich nur, was gleichförmig genug abläuft. Das ist eine gute Nachricht: Der Moment, in dem ein Ablauf zum ersten Mal aufgeschrieben wird, ist oft der wertvollste im ganzen Projekt. Häufig fallen dabei schon Arbeitsschritte weg, bevor überhaupt etwas automatisiert ist.

Einen Ablauf, den niemand aufschreiben kann, sollte man zuerst dokumentieren. Das ist auch der günstigere Weg.

3. Die Daten sind da, aber nicht erreichbar

Fast jeder Betrieb hat die Daten, die er bräuchte. Sie liegen in der Warenwirtschaft, im Postfach, auf dem Laufwerk oder in der Buchhaltung. Die Frage ist, ob man technisch an sie herankommt.

Manche Programme haben eine Schnittstelle, andere nicht. Manche Hersteller geben sie nur gegen Aufpreis frei. Das lässt sich vorab klären, und genau dort gehört es hin: vor die Zusage, nicht mitten ins Projekt. Wer diese halbe Stunde Prüfung überspringt, zahlt sie später doppelt.

4. Niemand ist zuständig

In kleinen Betrieben entscheidet der Chef. Das ist ein Vorteil, weil die Wege kurz sind. Es wird zum Nachteil, wenn danach niemand das Thema trägt. Ein automatisierter Ablauf braucht eine Person im Haus, die merkt, wenn etwas anders läuft als gedacht, und die das sagen darf.

Diese Person braucht keine IT-Kenntnisse. Am besten geeignet ist meist die Person, die den Vorgang vorher von Hand erledigt hat. Sie erkennt einen falschen Wert auf einen Blick, den ein Außenstehender übersieht.

5. Das Team erfährt es zuletzt

Die größte Hürde ist oft weder Technik noch Geld. Es ist die Sorge, ersetzt zu werden. Wer diese Sorge übergeht, bekommt selten offenen Widerstand. Er bekommt Mitarbeitende, die Fehler nicht melden, Sonderfälle verschweigen und das neue System umgehen, wo es geht.

Die Gegenmaßnahme ist schlicht: früh sprechen, ehrlich sagen, welche Tätigkeiten wegfallen, und genauso ehrlich sagen, welche bleiben. Automatisiert wird meist, was ohnehin niemand gern macht: abtippen, Daten von einem Programm ins nächste übertragen, dieselbe Frage zum zwanzigsten Mal beantworten. Wer das früh erklärt und das Team mitdenken lässt, hat einen großen Teil des Risikos schon ausgeräumt.

Woran Sie erkennen, dass Ihr Projekt gut aufgestellt ist

Ein Projekt, das trägt, sieht in den ersten Wochen eher unspektakulär aus:

• Es gibt einen konkreten Vorgang mit Namen, nicht das Ziel „KI einführen“.
• Sie können vorher sagen, wie viel Zeit er heute kostet. Geschätzt reicht, aber es gibt eine Zahl.
• Eine Person im Betrieb ist benannt, die das Ergebnis prüft.
• In der Anfangszeit gibt kein automatischer Schritt etwas frei, ohne dass ein Mensch zugestimmt hat.
• Es ist vereinbart, woran Sie in drei Monaten entscheiden, ob es weitergeht.

Nichts davon ist Technik. Alles davon lässt sich an einem Nachmittag klären. Und es entscheidet darüber, ob am Ende Zeit gespart wird oder ein System herumsteht, das keiner benutzt.