Prozesse automatisieren: Womit fange ich an?
Der erste automatisierte Ablauf entscheidet über alle folgenden. Er muss nicht der wichtigste sein. Er muss zeigen, dass es funktioniert.
Den meisten Betrieben, mit denen ich spreche, fehlen keine Ideen. Ihnen fehlt die Auswahl. Es gibt zehn Abläufe, die nerven, und keinen Maßstab dafür, welcher sich zuerst lohnt.
Der erste Ablauf sollte weder der wichtigste noch der komplizierteste sein. Er sollte am schnellsten zeigen, dass die Sache funktioniert. Danach wird alles Weitere leichter, vor allem im Kopf Ihres Teams.
Fünf Merkmale eines guten ersten Kandidaten
1. Er kommt oft vor
Ein Vorgang, der zweimal im Jahr anfällt, ist kein Kandidat, egal wie lästig er ist. Interessant wird es ab „mehrmals pro Woche“. Wenn Sie auf die Frage „Wie oft?“ mit „ständig“ antworten, sind Sie richtig.
2. Er läuft jedes Mal ähnlich ab
Er muss nicht identisch ablaufen. Es reicht, wenn sich der Ablauf in ein paar Sätzen beschreiben lässt und Ausnahmen selten bleiben. Verlangt jeder Fall eine eigene Entscheidung, ist der Vorgang noch nicht dran.
3. Die Daten liegen schon digital vor
Eine E-Mail, ein PDF, ein Eintrag in der Warenwirtschaft: alles gut. Ein Zettel, den der Monteur abends aus der Tasche zieht, ist ein anderes Projekt. Das ist nicht unmöglich, aber ein schlechter Anfang.
4. Er ärgert jemanden
Das klingt weich, ist aber das verlässlichste Merkmal. Wo Ärger ist, sind meist auch Wiederholung, Zeitverlust und Fehler. Und Sie haben von Anfang an jemanden im Haus, der will, dass die Sache klappt.
5. Ein Fehler wäre ärgerlich, aber nicht schlimm
Für den ersten Vorgang gilt: keine Lohnabrechnung, keine verbindliche Zusage an Kunden, nichts, wo ein Fehler Menschen schadet. Nehmen Sie etwas, bei dem ein Fehler auffällt und sich korrigieren lässt. Die heiklen Fälle kommen später, wenn Sie und Ihr Team dem Ablauf vertrauen.
Der beste erste Kandidat ist meistens der langweiligste. Er kommt oft vor, läuft gleich ab, liegt digital vor, keiner macht ihn gern, und ein Fehler richtet wenig Schaden an.
Die Übung für eine Woche
Fallen Ihnen die Kandidaten nicht sofort ein, hilft ein einfaches Vorgehen. Legen Sie eine Woche lang einen Zettel neben jeden Arbeitsplatz, oder führen Sie ein gemeinsames Dokument. Darauf steht eine einzige Frage:
Was habe ich heute gemacht, das ein Computer genauso gut gekonnt hätte?
Keine Diskussion, keine Bewertung, nur sammeln. Nach fünf Tagen haben Sie eine Liste, die ehrlicher ist als jede Besprechung, weil sie im Moment des Ärgers entsteht und nicht im Rückblick.
Gehen Sie die Liste danach mit den fünf Merkmalen durch. Meist bleiben nur wenige Vorgänge übrig. Nehmen Sie den, bei dem die Person, die ihn heute erledigt, am lautesten seufzt.
Was vor dem Start feststehen sollte
Schreiben Sie vorher zwei Dinge auf: wie viel Zeit der Vorgang heute kostet und woran Sie in drei Monaten erkennen, dass es besser geworden ist. Zwei Sätze reichen. Ohne sie wird die Bewertung hinterher zur Geschmacksfrage. Und Geschmacksfragen entscheidet im Zweifel, wer am lautesten zweifelt.
Fangen Sie klein an, aber vollständig. Ein halber Ablauf, bei dem am Ende doch wieder jemand von Hand nacharbeitet, überzeugt niemanden. Lieber ein kleiner Vorgang ganz als ein großer halb.